Politique de confidentialité

Source de la protection des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels est encadrée par la Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi 25). Cette Loi établit le caractère confidentiel des renseignements personnels et en régit la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation. La Loi s’applique aux renseignements personnels quel qu’en soit le support.

Définition des renseignements personnels ?

Par renseignements personnels, on entend tous renseignements qui identifient un individu.
Le nom d’une personne physique n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant

Ils peuvent comprendre le nom, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone, l’âge, le sexe, un numéro d’identification, des renseignements financiers

​Pourquoi une collecte de renseignements

Nous devons recueillir des renseignements vous concernant afin de fournir des services de haute qualité. La nature et la sensibilité des renseignements que nous recueillons à votre sujet varient en fonction des services que nous vous fournissons et des exigences légales auxquelles nous devons nous conformer.

Partenaires

Nous travaillons en partenariat avec un certain nombre d’organismes qui dans l’exercice de leurs fonctions, ont un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Ceux-ci comprennent des consultants en informatique fournissant un soutien technique, des vérificateurs comptables, des établissements de santé et scolaire, les bailleurs de fonds, les forces policières. Nous limitons leur accès aux renseignements personnels que nous détenons en fonction des exigences législatives et de leur pouvoir. Nous avons également l’assurance qu’ils respectent les principes de confidentialité appropriés.

Nous ne partageons, et ne vendons pas vos informations avec des tiers autres que ce qui est identifié dans les termes de la politique.

À propos de nos clients

En tant que fournisseur autorisé de services de crise et de prévention du suicide, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de mieux servir nos clients.

Vos renseignements personnels sont partagés uniquement en cas force majeure à des institutions reconnues tels que les forces policières et le service de santé du Québec.

À propos de nos employés

Pour nos employés, notre objectif principal pour la collecte des renseignements personnels est de remplir la liste de paie, de fournir des avantages sociaux et aux personnes à charge, etc.

Le deuxième objectif est de satisfaire aux exigences législatives.

À propos de nos membres et donateurs

Pour nos membres, nous nous limitons à leur nom, adresse complète, téléphone et courriel. 

Nos membres ont accès en tout temps à leurs renseignements personnels. Ils peuvent sur simple avis de nous demander de retirer leur information de la liste des membres.

À propos des membres du conseil d’administration

L’objectif principal de la collecte d’informations est de permettre la distribution d’informations pertinentes pour leur permettre de s’acquitter de leurs responsabilités en tant que membres du Conseil.

L’un des objectifs secondaires de la collecte de renseignements personnels est de remplir les documents exigés par les instances gouvernementales.

Consentement

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet, nous obtenons votre consentement afin de les utiliser aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons obtenir votre consentement pour utiliser vos renseignements à d’autres fins ou pour recueillir des renseignements additionnels à votre sujet.

En règle générale, nous demandons votre consentement explicite par écrit pour recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Lorsqu’il s’agit de renseignements moins sensibles, nous pouvons, dans certaines circonstances, accepter votre consentement verbal.

Le consentement doit être donné par vous ou par une personne dûment autorisée tel un tuteur ou mandataire.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences d’un tel retrait, y compris la possibilité pour nous de ne pouvoir vous fournir un service. Si vous choisissez de retirer votre consentement, nous l’inscririons à nos dossiers.

Limites de la collecte, utilisation et communication

​Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins qui vous ont été expliquées.

Nous recueillons les renseignements personnels directement de vous, à moins que vous n’ayez pas consenti à ce que nous recueillons ces renseignements auprès de tiers ou que la loi nous y autorise.

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ce la signifie que nous ne pouvons pas utiliser vos renseignements personnels à toute autres fins sans votre consentement, à l’exception des mesures prévues par la loi.

Vos renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à y accéder et pour qui cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Exactitude

Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que vos renseignements personnels soient aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués.

​Responsabilité

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons que ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon les normes strictes de confidentialité et de sécurité.​

Les renseignements de nos clients sont conservés sur le logiciel ASO de la compagnie Services de Développement Professionnelle Inc. (SDP). Vous pouvez consulter leur politique de gouvernance des données ainsi que l’hébergement ASO sur leurs serveurs aux adresses suivantes 

https://sdpinc.ca/SDP-Politique-de-gouvernance-des-donn%C3%A9es.pdf

https://sdpinc.ca/SDP%20ASO-S%C3%A9curit%C3%A9-et-acc%C3%A8s-aux-donn%C3%A9es.pdf

Les renseignements dur nos employés sont conservés sur le logiciel de la compagnie FOLKS. Vous pouvez consulter leur politique de vie privé à l’adresse suivante :

https://folksrh.com/politique-vie-privee

Mesures de sécurité

Nous comprenons l’importance de protéger les informations personnelles. Pour cette raison, nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité. rigoureuses afin que vos renseignements personnelles demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte et le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que l’accès restreint à ce qui est nécessaire; des mesures physiques (sauvegarde et archivage des données au moyen d’un système externe, les informations sur papier sont sous surveillance ou sécurisées dans une zone verrouillée ou restreinte, le personnel est formé pour collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles seulement comme nécessaire pour remplir des fonctions et conformément à notre politique de confidentialité); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe sur les ordinateurs et le matériel électronique est sous surveillance ou sécurisé dans une zone verrouillée ou restreinte en tout temps.

​Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps pour nous assurer que nous pouvons répondre selon vos besoins sur les services fournis et pour les exigences des instances gouvernementales.

Nous détruisons les fichiers papier contenant des informations personnelles par déchiquetage. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant et lorsque le matériel est mis au rebut, nous nous assurons que le disque dur est formaté pour effacer toutes les informations qu’il contient.

Demande d’accès à l’information et rectification

Vous avez le droit de savoir si nous avons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements. Vous avez également le droit de demander la façon dont nous avons recueilli vos renseignements personnels, comment nous les avons utilisés et à qui ils auraient pu être communiqués.

Ces renseignements vous seront fournis dans un délai raisonnable à partir du jour où nous aurons reçu votre demande écrite. Nous nous réservons le droit de facturer des frais raisonnables pour traiter de telles demandes.

Si vous croyez qu’il y a une erreur dans l’information, vous avez le droit de demander qu’elle soit corrigée. Ceci s’applique à l’information factuelle et non aux opinions professionnelles que nous avons pu former. Nous pouvons vous demander de fournir une documentation indiquant que nos fichiers sont erronés. Lorsque nous convenons que nous avons fait une erreur, nous allons faire la correction et informer toute personne à qui nous avons envoyé cette information. Si nous ne sommes pas d’accord pour dire que nous avons commis une erreur, nous serons toujours d’accord pour inclure dans notre dossier une brève déclaration de votre part sur ce point.